دوره کنترل پروژه

کنترل پروژه چیست و مدیر پروژه باید چه چیزی را کنترل کند؟ کنترل دارای معانی گوناگونی است. برای آنها که با مدیریت پروژه تازه آشنا شده باشند عبارت «کنترل» نگران‌کننده به نظر می‌آید، زیرا آن را با مفهومِ اعمال قدرت اشتباه می‌گیرند. در دنیای مدیریت پروژه، کنترل به معنای دستور دادن به دیگران، مجبور کردن آنها برای رفتار به طریقه‌ای خاص یا دیکته کردن نظرات و کارها به آنها، یعنی مفاهیمی که معمولا با عبارت کنترل به ذهن می‌رسد، نیست. حالا بیایید ببینیم که کنترل پروژه چیست.

در مدیریت پروژه واژه‌ی «کنترل» بیشتر مشابه هدایت کشتی است، به معنی سازگار کردن دائمی مسیر حرکت با در نظر داشتن یک هدف واحد در ذهن، رساندن کشتی به ساحل امن آنچنان که در ابتدای مسیر قول آن داده شده است. پروژه‌ی یک مسافرت موفق شامل تعیین یک مقصد مشخص، ترسیم دقیق مسیر برای رسیدن به آنجا، تعیین موقعیت مکانی حین سفر، و دقت نظر داشتن به مسیر پیشِ روست.

هدف‌های کنترل پروژه

اگر می‌خواهید ببینید که کنترل پروژه چیست، اول باید با هدف‌ از انجام آن آشنا شوید. مدیران پروژه‌ی تازه‌کار (و برخی از سابقه‌دارها!) اغلب در کنترل کردن پروژه‌ی خود مرتکب اشتباه یکسانی می‌شوند. آنها آنقدر غرق اکنون و اینجا، یعنی ارزیابی و اندازه‌گیری موقعیت فعلی خود، می‌شوند که همه‌ی موارد مهم دیگر را از یاد می‌برند. آنها مشغول محاسبه موقعیت فعلی خود و البته مسیری که تا الان پیموده‌اند می‌شوند. این اطلاعات مواردی هستند که در گزارش به مدیران ارشد ذکر می‌کنند و قول می‌دهند که شرایط را بهبود دهند. تمام توجه این مدیران معطوف به خارج نشدن از خطوطی است که در ابتدای مسیر برای رسیدن به مقصد ترسیم کرده‌اند. متاسفانه، کنترل سرنوشت پروژه‌ی شما به این سادگی نخواهد بود.

آنچنان که به آن خواهیم پرداخت، ارزیابی اینکه در کجای نقشه‌‌ی راه خود قرار دارید بدون شک بخشی از فرآیند کلی کنترل و «بازگشت به مسیر اصلی پروژه» به حساب می‌آید. اما ماموریت اصلی شما به سرانجام رساندن کاری است که به آن متعهد شده‌اید، بنابراین شما باید به «کنترل چشم‌انداز کلی» نیز توجه کنید به این معنا که سعی کنید فاصله‌ی بین جایی که ایستاده‌اید را با جایی که قرار است در نهایت بایستید به حداقل برسانید.

به عبارت دیگر همان‌طور که در فرمول زیر می‌بینید، کنترل پروژه به نگاهی معطوف به آینده نیاز دارد: